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一份物资采购专项审计报告分享

发布日期:2022-12-02 04:55:54 来源:hth华体会 作者:hth华体会app

  根据公司年度审计计划安排,监察审计部于2012年6月11日至6月21日对公司2012年度上半年行政物资采购管理实施了内部专项审计。

  本次审计的主要目的是加强公司行政物资采购管理,规范行政物资采购行为,最大限度地降低行政物资采购成本,保证供货质量和时效,提高公司经济效益,现将本次审计情况报告如下:

  2012年度发生的公司各部门所需办公设备及办公用品、劳保用品、生活后勤服务消耗性材料的物资采购管理,属以前年度签署的合同在本年度执行的,一并追溯查阅到以前年度。

  主要采用审阅法、现场查看法,并辅以询问,审核相关会计档案、月度资金计划、采购计划、合同招投标等资料:

  经过本次行政物资采购管理内审,我们了解到公司行政物资的采购主要分成4块,一块为办公用品(日用文具类)及后勤消耗性物资,此类物资由综合管理部总务人员负责采购;一块为办公设备及电脑耗材类,此类物资由信息中心负责采购;一块为办公设备(会议设备类)及办公家具,此类物资由综合管理部后勤管理人员负责采购;另一块为劳保物资,由物资供应部采购员负责采购。

  经查,公司各部门办公用品(日用文具类)、劳保物资采购的管理执行情况较好,月度计划申报审批执行方面较为规范,但在申请的表单格式上与制度规定有所出入。在办公用品的申购领用上,各部门均能够本着按需申请、适用节约的原则进行申请,综合管理部总务人员能够认真填制日常文具类办公用品出库单并要求相关领用人签字;在办公设备的申购审批与采购控制方面,信息中心能做到在年度预算总额内进行采购并合理进行配置;在劳保物资的采购上,物资供应部能做到按计划货比三家询价采购,在办公设备(会议设备类)的申购审批与预算采购控制方面,公司2012年度基建投资计划及零星固定资产购置均无预算,属预算外采购事项,缺乏相关审批手续。

  公司行政物资采购管理在运行上总体是健康的,但在采购计划、货比三家、出入库、验收管理、资金计划方面还存在这样那样的缺漏弊端,尚待完善和修正,现将本次行政物资采购管理各环节现状及存在的具体问题汇报如下:

  本次行政物资采购管理专项检查,我们发现公司各部门包括制度制定部门成员对行政物资采购管理办法、办公设备及办公用品管理办法条款规定了解甚少,公司制度普遍存在制定后宣贯执行不到位的现象。经查阅以上行政物资采购方面的制度及条款,我们发现这些制度存在明显缺陷需要进行修订整合:

  公司制度汇编上册第135页内容显示,《A公司行政物资采购管理办法》发放范围仅限于:董事长、总经理、副总经理、综合管理部,根据该制度条款第二条“本办法适用于本公司公司各部(室)所需办公设备及办公用品、公司所需一切劳保用品、生活后勤服务消耗性材料的物资采购管理”,而该制度第五条、第七条、第八条、第十五条内容均需各部门配合填报《行政物资采购计划单》或是《行政物资追加计划单》或是配合办理固定资产相关手续,所以本制度的适用范围应是全公司各个部门。

  《A公司行政物资采购管理办法》第三章第8条规定了成立行政物资采购工作小组,但该小组的工作职责、工作内容在通篇制度内找不到其他任何有关该小组的相关内容。形成对比的是《A公司办公设备及办公用品管理办法》规定了办公设备、办公用品采购评审小组及其成员,并在该制度第七条第三小点第二、第三款规定了该小组的工作职责内容,规定由评审小组对包含产品信息、供应商信息的市场调研报告进行评审,确定供应商并进行谈判,建议综合管理部对《A公司行政物资采购管理办法》相关条款进行完善,加强行政物资采购工作小组的监督领导职责条款,使该机构的存在及作用真正落到实处。

  《A公司行政物资采购管理办法》——综合管理部颁发和《A公司办公设备及办公用品管理办法》——综合管理部颁发,都对办公设备及办公用品的计划、采购、领用方面进行了规定,但在一些条款方面有冲突,如:关于计划采购方面,后者第8条规定“各部门……次年要采购的行政物资须在当年10月15日前填写《行政物资采购计划单》上报综合管理部”,后者第7条第3款规定“每年12月20日前,综合管理部根据本年度办公需要发放、使用及库存情况,提出次年的年度计划采购申请报分管领导审批”,两条规定相矛盾;再如前者第5条规定“各部门将需采购的单件2000元以上….(2000元以下直接报综合管理部)于每月25日前填报行政物资采购采购计划单……”,后者第7条第四款第三小点规定“每月25日前将下月所需的零星易耗办公用品单价在1000元(含)以下的填写采购申请表……”两个条款限额及填写表单规定有矛盾,亟待修订。

  1)该制度制定时制度内涉及的企划公关部、总务人资部、技术设备部名称都已变更,应适时进行修订制度;

  2)制度内提到的“购置零星固定资产新增报告单”,实际表单格式上的名称为“购置零星固定资产购置新增报告单”,两者不一致也应进行调整修订。

  除电脑耗材外的日常办公消耗用品采购计划,各部门均能按制度规定进行计划申报审批手续,但计划申报单格式五花八门,综合管理部未对此进行统一明确,一些部门个别月份计划申报不及时,个别部门因理解有误甚至错填计划申报单据。

  公司日常消耗的办公用品(日用文具类)单价通常较低,都在2000元以下,大多数部门都能按制度规定,在每月25日前及时填报《办公用品计划需求表》,直接报综合管理部总务人员进行采购,但各部门计划申报表单格式五花八门;个别部门、个别月份计划申报审批送达不够及时,如:2012年4月办公用品计划采购申报,人力资源部报送的为2012年2月的办公用品计划需求;个别部门因理解错误,导致计划单所属时间填写错误,如:2012年2月办公用品计划采购申报,生产操作部填报成2012年1月办公用品计划需求表,填报时间为2012年1月30日(填报不及时);调度室填报成1月办公用品计划需求表,填报时间为2012年1月25日,以上明显存在理解错误,2012年1月底填报的应是2月份所需办公用品的采购需求计划,不可能是1月的需求计划申请,每月办公需求计划都是必须提前在上月进行计划申报的。

  办公设备:固定资产购置范畴的办公设备采购,《购置零星固定资产新增报告单》填制日期滞后,个别预算外采购无申请报告,缺少董事长审批手续,财务部门把关不严,无预算、预算外审批手续不全的都不应予以支付款项应退回补办后予以办理;非固定资产购置范畴的办公设备采购,此类物资的采购计划申报,信息中心均未能要求需求部门填制采购计划申请审批单后进行采购,属无计划采购行为,财务部门不应当给予报支相关费用。

  电脑耗材:主要是一些打印机消耗的墨盒、碳粉,鼠标,键盘,内存条,显示器等;此类物资的采购计划申报,信息中心均未能按制度要求需求部门填报《行政物资采购计划单》,只要有库存,需求部门未进行计划申报就可随时领用到,若没库存,信息中心现场核实后未参与下月行政物资采购汇总,一般在当月就直接购买入库,此类物资在采购管理方面缺乏计划性。

  根据制度规定,属固定资产购置范畴内的“单位价值2000元以上,使用年限超过2年的”办公设备,公司日常采购的一般为电脑、打印机,通常达到固定资产标准,现行做法是每年下半年编制下年度预算时,由需求部门先报给综合管理部,再由综合管理部按类别进行汇总至财务部门进行综合平衡后列入年度财务预算。在年度内各部门通过申请报告或内部公文形式向公司领导申请进行采购,获批后提交综合管理部进行采购。

  根据《A公司固定资产管理制度(修订)》第七条第二款规定“各部门购置固定资产时应填写“购置零星固定资产新增报告单”,并按审批程序逐级批准(经办人 --部门主管--企划公关部--财务资产部--总经理或授权副总经理),经批准后办公生活设备交总务人资部统一购买、生产经营用设备交技术设备部统一购买”,目前各部门都是在固定资产办公设备采购结算付款时才填制的,时间明显滞后于制度要求,零星固定资产购置新增报告单应在购前进行申报审批。

  个别预算外办公设备(固定资产)采购,无申请报告,缺少董事长审批手续,购建日期明显早于零星固定资产购置新增报告单,如:2012年5月24日银付141#记载购买福州台江区鑫鸿升电子公司HP打印机,使用存放地综合楼检疫室,购置日期“自2012年5月8日至2012年5月5日”, 零星固定资产购置新增报告单日期为2012年5月8日。

  非固定资产购置范畴的办公设备采购,需求部门未按制度规定填制《行政物资采购计划单》,如:2012年2月16日银付80#记载购买福州台江区鑫鸿升电子公司中控及信息中心机房用2台显示器。

  公司劳保用品的计划申报由劳保归口管理部门人力资源部根据年度预算通过设备管理系统进行计划申报,经相关领导审核批准后由物资供应部进行采购,未按《A公司行政物资采购管理办法》规定,另行填报《行政物资采购计划单》进行采购计划申报。

  经查,公司后勤消耗性物资的采购未按《A公司行政物资采购管理办法》规定,提前填制《行政物资采购计划单》进行计划采购审批,后勤消耗性物资都是由总务人员会同办公用品一同进行采购,属无计划审批采购,与制度相违背。

  经查,截止2012年6月30日,公司行政物资采购单笔采购金额均未超过10万元,不需通过华电招标网进行公开招标邀请招议标采购。

  2012年上半年,公司不需招投标的单笔采购金额在2-10万元的物资采购共计8笔,其中仅有物质供应部负责的劳保用品采购事项5笔,经办人员按制度规定做到货比三家进行询价采购,其余3笔行政物资采购均未按制度要求进行货比三家。

  经查,公司综合管理部负责的单批次2万元以下的行政物资零星采购事项,均未进行货比三家调研择优采购,物质供应部负责的行政物资采购(劳保采购)较为正规,多数比质比价签订合同进行商谈后进行采购。

  除大额的签订合同的行政物资采购遵循合同招投标议价商谈程序外,其余未签订合同的零星行政物资采购事项,均未能按制度规定对已确定的供货商审查有关资质证明材料,未能及时掌握其价格、质量变化,如:办公用品(文具类)的采购供应商“鼓楼区光辉办公用品经营部”已多年未进行更换,未货比三家,且供应商的产品价格变化、质量变化等均未及时进行整理收集。

  综合管理部、信息中心负责采购的符合制度规定标准的办公设备(电脑、打印机、会议设备、空调等)均能按《A公司固定资产管理制度(修订)》规定办理相关手续;但综合管理部经购的另一些办公家具类物资(沙发、办公桌)单价在2000元以上、使用年限超2年,虽符合固定资产标准,但都未办理固定资产新增报告单手续,财务部门直接列支到当年管理费用-办公费中。

  6、办公用品(文具类)行政物资采购计划统筹安排不合理,影响办事效率,同一月份内多次购物,浪费人力、物力资源,不利于降本增效。

  各类行政物资采购普遍存在无验收文字记录、入库单填写不规范、结算不及时、不符合岗位不相容原则,具体情况如下:

  办公用品入库有入库单,有采购、保管、确认签字,但缺少文字验收记录核对型号规格及数量等信息情况,无相关验收人签字,后勤消耗性物资也均无验收记录。

  办公用品(文具类)许多入库单无品名、单价、数量、金额等内容,一些入库单只有耗材名称、入库数量、单价、总价等信息,没有厂家、规格型号信息,“采购、保管、确认”三栏均无人签字,制票人仅填写姓,未填写全名;后勤消耗性物资到货未进行验收未填制入库单。

  许多采购事项未按制度规定现场填写物资采购验收单,入库填制不及时,一些入库单甚至跨月合并汇总填列,费用结算多月合并汇总结算,根据财务部2012年3月6日银付17#凭证记载,2011年12月1日购置的办公用品费用甚至跨年结算。

  5)各部门办公用品的领用与核算不能匹配,财务部门全面预算管理-办公费部门预算管理没有真正落到实处

  各部门人员领用办公用品时,办公用品保管人员在现场及时填制了出库单并要求领用人员签字,但所有出库单联次均在仓管员处保管,出库单财务联未移交财务部门作为出账和核算各部门办公用品的依据。 公司2012年度开始执行全面预算管理,财务部门根据综合管理部审核意见将办公用品办公费预算额度在各部门间进行了分解,但在进行办公费账务核算时财务部门未按部门进行辅助核算,也未另外建立台账另行登记各部门发生的费用,各部门办公费全面预算管理执行情况无法获得。财务部门仅按上月公司管理人员、生产人员、销售人员、基建人员人头数比例,简化分摊办公用品费用,不以各部门实际领用的办公用品核算各部门的办公费用,财务账套核算的金额与各部门实际领用金额无法匹配,数据无说服力,预算管理不到位。 后勤消耗性物资出库领用均未填制出库单,宿舍区维修消耗的五金配件,在财务结算时未能提供缺陷报修申请单、领用人签字确认的出库单,物资是否真正出入库面上无法核实。

  公司所有办公用品的日常出入库结存管理,仅有出入库单,办公用品仓储保管人员没有进行台账登记管理,也就无法直接查询到相关办公用品账面库存数量,不利于实物监管盘点;后勤消耗性物资出入库亦未登记台帐。

  入库时虽有其他人确认签字,但经询问了解到实际工作中确认人(验收人)因工作繁忙没有查看实物就签字的现象也偶有存在,管理存在漏洞。

  非固定资产采购范畴的办公设备及电脑耗材到货有入库单,入库单内有采购、保管、确认签字,固定资产采购范畴的办公设备填制了固定资产新增报告单但无入库单,以上物资到货,均无“数量、规格型号正确无误,包装完好、外表无破损”之类文字验收记录。

  多数电脑耗材入库单内容不全:电脑耗材入库单只有耗材名称、入库数量、单价、总价等信息,没有厂家、规格型号等信息。

  b)2012年4月18日银付89#凭证记载:办公家具采购分批采购、分批入库,但发票及入库单资料显示一次性采购一次性汇总入库,入库结算不及时造成面上一次性采购金额偏大,计划申请审批单审批时间2011.12.2、2011.11.29、2011.12.16、2012.1.19、2012.2.20、2012.1.5,发票时间2012年3月22日,入库单日期2012年3月26日。

  电脑耗材及办公设备出库,均未填制出库单要求领用人签字。部分办公设备(固定资产采购事项)采购申请单使用人与实际使用保管人不相符,未按《A公司固定资产管理制度(修订)》规定,办理内部调拨单手续。

  5)信息中心经购的大部分电脑耗材及非固定资产采购范畴的办公设备采购事项,入库单上记录的采购、保管、验收入库人员,违反不相容原则。

  如:2012年3月23日银付126#凭证,记载购买调度中控用空调,申请日期为2011年12月19日,购买安装日期为2012年1月20日,发票结算日期为3月20日,固定资产新增报告单日期为3月19日。

  2012年上半年仅一次汇总结算办公家具采购事项,经查,综合管理部后勤管理人员未办理出入库登帐手续,出库单一式三联都在综合管理部保管,领料单日期为2012年3月27日,领料人错填为采购人,实际领料部门领料人未签字确认,“发料人”一栏空白。

  所有劳保采购事项均无验收记录,5万元以下的劳保采购事项到货均未通知相关部门(人力资源部)一同验收后再入库。

  2012年公司单批次采购超5万元的劳保采购事项共1次,物资供应部采购人员未按制度规定组织财务资产部、纪检监察室、计划需求部门一同参加联合验收。

  3)个别入库单手续不齐全缺少相关人员签字:如:2011年12月30日转账68#凭证,购福州开发区莱茵丝制衣有限公司橙色冬装衣裤(2012年度付款结算事项,属追溯审计采购事项),收料单中有3张签字审核手续不全,“部门领导审核”一栏空白,财务审核把关不严、未及时发现(2011年12月25日收料单共2张、2011年12月27日收料单1张)。

  5)个别劳保采购事项金额虽不大未签订合同,但费用结算支付滞后时间较长,对改善资金周转情况意义不大且影响公司对外形象。

  为加强公司行政物资采购管理,建立健全公司内部控制制度,节约人力物力,促进各级采购人员降本增效,针对本次行政物资采购管理专项检查发现的问题,我部提出以下方面几点整改建议:

  一、及时修订和完善相关行政物资采购管理制度,修改不合理不科学的条款,增加考核条款以约束不遵守制度的人员和责任部门,节约公司人力物力资源,提高制度操作性、科学性。

  1、针对本次检查发现的公司行政物资采购管理办法的缺陷问题及制度重叠等问题,建议综合管理部尽快将《A公司办公设备及办公用品管理办法》汇总修编入《A公司行政物资采购管理办法》,同时补充完善相关条款,从各方面完善原有《A公司行政物资采购管理办法》:

  2)结合参照《A公司办公设备及办公用品管理办法》第四条、第七条相关内容,补充完善原有《A公司行政物资采购管理办法》中行政物资采购工作小组的工作职责、工作范围,真正发挥工作小组监督管理职能,进一步节约和控制成本,提高公司经济效益。

  3)结合《A公司办公设备及办公用品管理办法》,将两个制度进行合并修编成新的行政物资采购管理办法,调整统一不同表单填制金额起点范围,并补充库存盘点、库存保管人员移交管理条款、考核管理条款等。

  4)规范、统一不需填报《行政物资采购计划单》的日用小额低值易耗品性质的办公用品、办公设备、电脑耗材、后勤消耗物资的计划需求申请表格式,同时统一规定计划申请单除部门领导签字外,各部门还应加盖本部门公章。

  5)针对采购经办人员入库验收、办理发票结算不及时、各部门领用办公用品不及时现象,建议规定入库结算时限范围,固定每月各部门办公用品领取日期,实行常态化管理,对违反者予以一定的考核,提高约束力和办事效率。

  6)鉴于劳保物资的采购包含生产人员生产劳保用工器具及保护用品,劳保采购在年度预算范围内由人力资源部在设备管理系统进行申购审批手续已成习惯做法,劳保采购在合同谈判、货比三家、招议标等方面已较为规范,且采购责任部门非综合管理部,已移至物质供应部,建议从行政物资采购管理范畴剔除,并严格完善相关验收记录,严格执行验收入库管理环节,执行物质供应部制定的《A公司物资采购管理办法》进行采购。

  7)明确规定收集供应商资料进行市场及产品调研的间隔期限,统一明确调查表单格式,对已确定的供应商可按不同时期按列填报相关产品单价资料,以便进行对比;对未确定的供应商可按同类产品价格进行比对。收集信息进行调研会花费一定的订货采购调研成本和人力,对于常用的单价较小价格较为稳定的办公用品、食堂宿舍后勤消耗物资,建议较长时间半年或一年进行一次调研,金额较大、价格变化幅度较大的电脑耗材、计算机、打印机等物资,建议按季度或按此购买时进行调研。

  2、修订《A公司固定资产管理制度(修订)》,对制度内涉及的相关部门名称进行修订,对购置零星固定资产购置新增报告单格式名称进行统一,避免称谓前后不一,增加制度的严密性。针对所有有年度预算的固定资产采购事项,在采购当年需经公司领导进行审批,预算外的采购事项也经公司领导 审批,不利于公司领导区分加以审批,建议另外设计表单,从表名上鲜明明确预算外采购申请审批表,以便公司领导根据工作实际需要进行审批,不影响生产经营的预算外采购项目可以延至下年度预算进行采购,促进节约资金使用成本、生产成本。

  新的行政物资采购管理办法制度修编出台后,建议综合管理部加强本部门审批、采购、管理相关人员对制度的学习,以身作则,并在全公司范围内进行宣贯和学习,特别是对各部门管理员进行宣贯和学习,以便提高行政物资采购管理办法的执行力,提高行政物资采购管理的经济效益,达到降本增效的目的。

  2、严格执行计划申报时限条款,超过每月25日未及时申报下月办公用品采购事项的部门,视为无采购需要。错过申报时限补报的采购事项,无特殊原因一般不予采购,由该部门向其他部门先行借用自行解决;有特殊原因的,由公司领导特批后进行采购,但对需求部门应予以适当的考核作为惩处。常用的办公用品、电脑耗材各部门应自行根据实际工作需要,预留适当合理的库存,以免影响使用,但不得造成浪费。

  3、日用零星办公用品、办公设备、办公家具、电脑耗材、后勤消耗性物资采购、综合管理部采购人员应做好相关商品比质比价工作,掌握供应商产品价格质量变化情况,货比三家择优低价采购,节约采购成本。

  4、综合管理部应严格执行制度内有关资金计划申报条款。办公用品、办公设备、电脑耗材、后勤消耗物资均属行政物资采购范畴,应按制度要求统一汇总金额,各口径采购经办人员不得各自为政,未经汇总报经综合管理部领导审批后进行采购,超2万元以上的,应按制度规定汇总填报《行政物资采购计划单》经相关机构、部门及公司领导批准后,在每月月底前申报下月资金计划,经资金计划平衡会平衡后,在下月份执行采购。

  5、综合管理部各类行政物资的采购管理安排应科学合理,无特殊原因,每月应一次性采购完毕各口径物资,避免一个月内多次往返福州或连江采购,造成人力物力资源浪费。

  6、综合管理部应严格办理物资到货验收入库手续:组织相关需求部门及物资保管人员进行验收,填写验收记录,并现场填制入库单,采购人与验收人不得兼任、采购人与保管人不得兼任,单批次采购或单件采购价格超5万元的大额采购物资入库必须经财务部门、监察审计部门、需求部门、综合管理部联合验收。

  7、严格办公用品、办公设备、电脑耗材、食堂宿舍后勤消耗性物资的出入库领用手续,领用必须有领用人签字确认手续,出入库单应提供一份给财务部门作为预算执行管理和财务核算的依据,相关人员签字必须填写全名,不得只填写姓氏。

  8、签订合同的行政物资采购,特别是有延期支付处罚条款的,采购经办人员应严格根据合同约定,及时办理结算手续进行付款,未签订合同的,应按双方口头约定期限进行付款,应尽量避免给公司形象造成不良影响。各采购经办人员、合同签订商谈经办人员应与供货商协商,争取最大付款时限,节约公司采购资金占用成本。

  根据《会计法》、公司财务管理制度以及其他相关制度规定,严格认真审核各部门各项开支,无资金计划、无审批手续、预算外采购审批手续不全、报销单据不全的各项支出一律不得支付,同时结合公司全面预算管理,做好各项费用按部门进行账务核算或登记台帐工作。鉴于年初伊始,财务部门未按部门核算要求设置办公费部门辅助账,现年度已有发生额,远光财务软件无法中途设置办公费部门辅助账的情况,建议财务部门另行建立EXCEL文件资料,在综合管理部协助下,根据出库单领用人、领用办公用品单价、领用数量等历史数据,按部门进行一一登记,这样才能取得各部门办公费累计发生数,全面预算管理——部门办公费预算管理才能真正落到实处,提供的数据才能真正令人心服口服。

  以上整改建议若有错漏之处欢迎指正。因限于此次行政物资管理审计的重点、范围,审计抽查和详查的概率影响,审计工作无法触及所有方面,因此在审计报告中未必揭示所有问题。

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